1. Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Betrieb dieser Webseite ist:

Universität zu Köln
Körperschaft öffentlichen Rechts
vertreten durch den Rektor
Albertus-Magnus-Platz
50923 Köln

Fachverantwortlich ist: Marc Kley

Ansprechpartner: Marijan Kojic

gateway-communications[at]uni-koeln.de

www.gateway.uni-koeln.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen

Datenschutzbeauftragter der Universität zu Köln

Albertus-Magnus-Platz

50923 Köln

Tel.: 0221 / 470-3872

E-Mail: dsb[at]verw.uni-koeln.de

3. Zwecke, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1. Web-Protokolle des zentralen WWW-Servers

Das Universität zu Köln erhebt und speichert automatisch in den Protokolldateien des Web-Servers Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und -version

• Rechnername oder IP-Adresse des zugreifenden Rechners

• Uhrzeit der Anfrage an den Server

• angefragte Web-Seite

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an Ihren Rechner zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse Ihres Rechners für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Zudem dienen uns die Daten zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme und der Website. Die Daten werden maximal bis zu 7 Tagen gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3Abs. 1 Satz 2 HG NRW. Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, soweit eine Rechtspflicht besteht, oder zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken oder Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht.

3.2 Cookies

Cookies allgemein

Wir verwenden auf unserer Website an mehreren Stellen so genannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Rechner speichert und unserem Server schickt, wenn Sie unsere Seiten besuchen. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Sie dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Die von uns verwendeten Cookies sind so genannte Session-Cookies, die nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht werden. Sie haben die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies: Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Matomo

Diese Website benutzt Matomo (früher Piwik), eine Software zur statistischen Auswertung der Besucherzugriffe. Matomo verwendet Cookies, um eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieses Internetangebotes werden auf dem Server der Universität zu Köln in Deutschland gespeichert. Ihre IP-Adresse wird sofort nach der Verarbeitung und vor deren Speicherung anonymisiert. Wir bieten Ihnen auf unserer Website die Möglichkeit eines Opt-Out aus dem Analyseverfahren. Auf diese Weise wird ein weiterer Cookie auf ihrem System gesetzt, der unserem System signalisiert, Ihre Daten nicht zu speichern. Löschen Sie den entsprechenden Cookie zwischenzeitlich vom eigenen System, so muss der Opt-Out-Cookie erneut gesetzt werden.

Nähere Informationen zu den Privatsphäreeinstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: matomo.org/docs/privacy/.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzenden im Zusammenhang mit der Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, denn es besteht ein berechtigtes Interesse der Universität daran, zu Verstehen wie und wie häufig unsere Webseiten aufgerufen werden und daran, auf unseren Seiten Werbung zu schalten.

3.3 Social Media

Wir ermöglichen unseren Nutzer*innen sogenannte Share-Möglichkeiten (Empfehlen) mit Social Media- Plattformen (z.B. Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube, usw.). Die diesbezüglichen Datenverarbeitungen erfolgen jedoch außerhalb unseres Verantwortungsbereichs. Bitte informieren Sie sich auf den Seiten der jeweiligen Anbieter über die dortige Verarbeitung personenbezogener Daten.

Share-Buttons

Die Empfehlen- (Facebook), die Twitter- und LinkedIn-Buttons – die Sie unter vielen Seiten finden – enthalten eine einfache Verlinkung zu den jeweiligen sozialen Netzwerken. Das heißt, dass sich in Ihrem Browser erst die direkte Verbindung zu einem Social Media-Netzwerk in einer neuen Seite öffnet, wenn Sie den Button mit einem Klick betätigen. Nur, wenn Sie bereits eingeloggt sind, haben Sie direkt die Möglichkeit, Ihren Freunden einen Beitrag zu empfehlen.

3.4 Newsletterbestellung und andere Eingabemasken

Newsletter
Auf manchen Unterseiten können Sie Ihrer Email-Adresse hinterlegen, um einen bestimmten Newsletter (das ist ein regelmäßig oder gelegentlich erscheinendes Informationsrundschreiben per Email) zu abonnieren.

Verantwortlich ist dann der Betreiber der jeweiligen Unterseite.

Zweck der Verarbeitung ist lediglich das Versenden des Newsletters an die angegebene Email-Adresse. Die Email-Adresse wird solange gespeichert und genutzt, bis Sie den Newsletter abbestellen oder der Newsletter eingestellt wird. Wie Sie den Newsletter mit wenigen Klicks abbestellen, erfahren Sie auf der Unterseite, bei der Sie ihn bestellen können und meistens auch am Ende eines jeden Newsletters.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit Bestellung des Newsletters erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Andere Eingabemasken
Auf manchen Unterseiten werden Dienste angeboten, die Sie als Student*in oder Beschäftigte*r der Universität zu Köln benutzen müssen. Sofern Sie sich dazu online anmelden müssen, werden von Ihnen nur Daten erhoben, die zur Nutzung des Dienstes notwendig sind. Rechtsgrundlage ist dann die gesetzliche Aufgabenerfüllung der Universität (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 HG NRW). Eine genauere Information zum Datenschutz erhalten Sie im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dienst.

Auf manchen Unterseiten werden Dienste angeboten, die Sie freiwillig nutzen können. Sofern Sie sich dazu online anmelden können oder müssen, werden von Ihnen nur Daten erhoben, die zur Nutzung des Dienstes notwendig sind. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine genauere Information zum Datenschutz erhalten Sie im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dienst.

4. Ihre Rechte

Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht, von uns unentgeltliche Auskunft oder Bestätigung über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Darüber hinaus besteht ein Recht auf unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder Löschung, oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. (Jedoch ist die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht insoweit folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.)

Eine datenschutzrechtliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Es besteht das Recht die personenbezogenen Daten, welche durch die betroffene Person bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an andere Verantwortliche zu übermitteln.

Wir möchten Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie wissen möchten, welche Daten wir zu Ihrer Person oder zu ihrem Pseudonym speichern oder Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an uns, gerne auch über unsere Kontaktadresse gateway@verw.uni-koeln.de. Bei der Kommunikation per E-Mail kann allerdings die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir Ihnen bei vertraulichen Informationen den Postweg empfehlen.

Daneben kann unbeschadet eines anderweitigen administrativen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs Beschwerde bei einer mitgliedstaatlichen Aufsichtsbehörde erhoben werden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bestehen. Die für die Universität zu Köln zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle[at]ldi.nrw.de